Gestão de estoque para cafeteria pelo WhatsApp

Cafeteria lida com grão sensível a oscilação (café especial tem preço variável por safra, origem, lote), leite de múltiplos tipos, xaropes, e produtos frescos. A Japa rastreia gramatura por bebida, CMV por método de extração (espresso, v60, prensa) e atualiza custo a cada nota do torrefador.

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Funciona no WhatsApp que você já usa.

O que sangra a margem de uma cafeteria hoje.

Problemas que aparecem toda semana no balcão e só viram número no fechamento do mês.

  • Grão especial com preço por safra

    Cafés de origem variam: microlote da Mantiqueira subiu, Cerrado Mineiro desceu. A Japa mantém histórico por torra/origem e recalcula CMV da bebida quando muda o grão.

  • Leite vegetal com custo alto e controle zero

    Leite de aveia, coco, amêndoa — custo 3x o do leite normal. Se você cobra R$2 a mais, fecha? A Japa calcula a diferença real de CMV e mostra se a margem está OK.

  • Bolo e salgado do dia sem ficha técnica

    Muitas cafeterias revendem produto de parceiro e também produzem internamente. A Japa separa os dois fluxos — revenda vira compra+venda simples, produção interna vira ficha técnica.

  • Desperdício de leite vaporizado

    Barista faz 3 lattes seguidas e sobra 200ml de leite vaporizado no copo. Se não é registrado, é custo que some. A Japa aceita baixa por desperdício registrada no WhatsApp.

Seu estoque real, não um genérico.

Itens que a Japa controla na sua cafeteria, com as unidades que você usa para comprar e vender.

  • Grãos (blend casa, microlote, decaf) — por kg
  • Leites (integral, desnatado, aveia, coco, amêndoa)
  • Xaropes (vanilla, caramelo, avelã, sem açúcar)
  • Açúcares (refinado, demerara, mascavo, adoçante)
  • Chocolates (em pó, ganache, chips)
  • Chás e matchá
  • Bolos, croissants, salgados (próprios ou revenda)
  • Copos, tampas, guardanapos, colheres

Exemplo real de CMV para cafeteria.

O custo de cada item muda a cada nota. A Japa refaz a conta sozinha e mostra onde está a sua margem hoje.

Produto
Cappuccino 240ml (18g de café + 160ml de leite + açúcar + copo + tampa)
Custo direto
Custo direto: R$2,40 a R$3,80 dependendo do grão.
Margem bruta
Vendendo a R$14: margem bruta 73%–83% — especial de origem puxa pra ponta baixa, blend normal pra alta.

Um dia normal com a Japa.

Sexta, 8h: entrega semanal do torrefador chega com 12kg de grão (8kg blend, 4kg microlote). Você fotografa a nota: "Entrada #67 registrada. 8kg Blend Casa × R$62/kg, 4kg Microlote Sul de Minas × R$94/kg. Microlote +11% vs lote anterior. CMV do Café Especial no V60 subiu de R$3,20 para R$3,55." Você decide se absorve no cardápio ou se ajusta o preço do V60 especial — com número na mão antes da primeira bebida do dia.

Feito para o jeito que você já trabalha.

Recursos que fazem mais diferença numa cafeteria.

  • Ficha por método de extração

    Espresso usa 18g, V60 usa 22g, prensa usa 30g — cada método tem ficha própria. CMV correto sem aproximação.

  • Custo do leite por tipo

    A Japa mantém SKU separado por leite (integral, aveia, coco, etc) e calcula o upcharge real de cada substituição.

  • Análise de combo bebida+bolo

    Cappuccino + fatia de bolo tem ficha combinada. Relatório separa venda de bebida pura × combo × só comida.

Dúvidas de quem tem uma cafeteria.

Minha cafeteria vende bolos de parceiro. Como controlo?

Bolo de parceiro é simples compra-e-venda: registra entrada quando chega, baixa quando vende. A Japa separa de produtos com ficha técnica.

E se o barista faz latte art e gasta mais leite?

Você calibra a ficha técnica com a média real de uso. Se for muito diferente, a Japa sugere atualizar a ficha com base no consumo histórico.

Funciona pra cafeteria de co-working com self-service?

Sim. Self-service vira desafio diferente: você registra a produção (ex: "termogarrafa cheia: 2L café") e baixa é calculada por consumo.

Consigo rastrear o custo de uma bebida sazonal (pumpkin spice)?

Cria uma ficha temporária. Quando sair do cardápio, arquiva. A Japa mantém histórico pra quando voltar no próximo ano.

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